Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber sowie Geförderte im Programm VORsprung
Als Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V. (DAAD) freuen wir uns über Ihr Interesse an unseren Förderprogrammen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“). Da für uns Ihre Privatsphäre ein wichtiges Anliegen ist, möchten wir Sie an dieser Stelle umfänglich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Datenschutzrechte im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und einer etwaigen Förderung durch den DAAD informieren.
1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist:
Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V.
Kennedyallee 50
53175 Bonn (Deutschland)
E-Mail: datenschutz@daad.de
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die Zwecke und die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und einer etwaigen Förderung durch den DAAD.
a) Datenverarbeitung zu Zwecken des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens
aa) Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, sofern dies zur Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Sie müssen dabei diejenigen personenbezogenen Daten angeben, die wir für die Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens benötigen. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungs- und Auswahlverfahren durchzuführen und eine Förderung zu bewilligen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.
bb) Sofern im Rahmen des Bewerbungsverfahrens die Begutachtung Ihrer Bewerbungsunterlagen erforderlich ist, geben wir diese an die jeweiligen Auswahlgutachterinnen und Auswahlgutachter weiter. Die Datenverarbeitung erfolgt jeweils auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.
cc) Im Rahmen des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens geben wir Ihre Daten gegebenenfalls an die DAAD-Stiftung weiter. Die DAAD-Stiftung (Treuhänder: DAAD e.V., www.daadstiftung.de) vergibt ebenfalls Stipendien (z.B. Hochschulsommerkurse, Semesterstipendien, Jahresstipendien) oder führt sonstige Fördermaßnahmen durch (u.a. Notfall-Fonds). Es kann vorkommen, dass Bewerberinnen und Bewerber, die sich in einem Förderprogramm des DAAD e.V. beworben haben, aufgrund ihres Hintergrunds und ihrer akademischen Laufbahn ein Stipendium aus Mitteln der DAAD-Stiftung angeboten bekommen. Aus diesem Grund werden die Daten von in Betracht kommenden Bewerberinnen und Bewerbern an die DAAD-Stiftung weitergeleitet. Bitte beachten Sie, dass Sie der Weitergabe Ihrer Daten sowie einer etwaigen Kontaktaufnahme durch die DAAD-Stiftung jeweils jederzeit uneingeschränkt und ohne Angaben von Gründen widersprechen können. Bitte wenden Sie sich hierzu an die unter Ziff. 7 genannten Kontaktdaten oder im Falle einer erfolgten Kontaktaufnahme direkt an die Stiftung. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.
b) Datenverarbeitung zu Zwecken der Durchführung der Förderung
Die mit der Verarbeitung verfolgten Zwecke umfassen insbesondere:
aa) Sofern Sie durch den DAAD gefördert werden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn dies zu Durchführung Ihrer Förderung erforderlich ist. Sie müssen dabei diejenigen personenbezogenen Daten angeben, die zur Durchführung der Förderung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir die Förderung gegebenenfalls nicht durchführen können. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchtstabe b) DSGVO.
bb) Der DAAD ist aufgrund von Zuwendungsverträgen mit seinen Geldgebern verpflichtet, seine Förderangebote durch wissenschaftliche Evaluierungen oder Maßnahmen zur Qualitätssicherung hinsichtlich des Erfolgs der Fördermaßnahmen regelmäßig überprüfen zu lassen. Zu diesem Zweck sowie zum Zweck der Qualitätssicherung und Optimierung unserer Förderangebote erhalten Sie zum Beginn, am Ende und drei Jahre nach Abschluss Ihrer Förderung jeweils einen Fragebogen, sofern dies in den Richtlinien Ihres individuellen Förderprogramms angekündigt wurde. Die Beantwortung und die Rücksendung der Fragebögen sind in diesem Fall verpflichtend. Ihre Fragebögen werden nach Eingang unverzüglich pseudonymisiert, sodass ein Rückschluss auf Ihre Person nur noch erschwert möglich ist. Lediglich zur Rechenschaftspflicht gegenüber unseren Geldgebern erforderliche Antworten werden in nicht pseudonymisierter Form gespeichert und nach sechs Jahren gelöscht. Zusätzlich wird ein Kennzeichen in Ihren Förderdaten gespeichert, um nachvollziehen zu können, ob Sie die Fragebögen schon beantwortet haben. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchtstabe b) DSGVO.
Im Bedarfsfall kontaktieren wir erfolglose Bewerber, um sie zur Teilnahme an einer Umfrage einzuladen. Ziel der Umfrage ist es, verschiedene Aspekte der akademischen und beruflichen Entwicklung zu erfassen und zu bewerten. Die erstmalige Kontaktaufnahme zur Teilnahme an der Umfrage erfolgt gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO, sodass Sie der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen können (siehe auch Punkt 7f.). Die Teilnahme an der Umfrage selbst basiert auf Ihrer Einwilligung gemäß 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO.
cc) Datenverarbeitung zum Zweck der Alumnibetreuung
Im Rahmen der Alumnibetreuung durch den DAAD und sein Außennetzwerk (z.B. Außenstellen, Informationszentren und Lektorinnen/Lektoren) stehen Ihnen vielfältige Angebote des DAAD zur Verfügung, die Ihren Interessen dienen sollen. Hierzu zählen bspw. die freiwillige und kostenlose Nutzung eines E‐Mail-Kontos, verschiedene Informationsmaterialien und Kommunikationsangebote, die Einladung zu und die Förderung von Veranstaltungen und Alumnivereinen, die Beantragung weiterer Leistungen nach Stipendienende (gilt nicht für alle Förderprogramme). Sie werden ab Förderbeginn gesondert informiert und auf die Angebote hingewiesen. Der Weitergabe Ihrer Daten sowie einer etwaigen Kontaktaufnahme durch die DAAD-Alumnibetreuung können Sie jederzeit uneingeschränkt und ohne Angaben von Gründen widersprechen. Bitte wenden Sie sich hierzu an die unter Ziff. 7 genannten Kontaktdaten.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.
c) Weitere Zwecke im Zusammenhang mit der Förderung
Im Falle einer Förderung geben wir im Rahmen der nachstehend aufgeführten Zwecke Ihre Daten (dies sind in der Regel Name, Geschlecht, Mailadresse, Förderdauer, Förderprogramm, Herkunfts- bzw. Gastland) erforderlichenfalls an die nachfolgend genannten Stellen weiter. Bitte beachten Sie, dass Sie der Weitergabe Ihrer Daten sowie einer etwaigen Kontaktaufnahme durch diese Stellen jeweils jederzeit uneingeschränkt und ohne Angaben von Gründen widersprechen können. Bitte wenden Sie sich hierzu an die unter Ziff. 7 genannten Kontaktdaten oder im Falle einer erfolgten Kontaktaufnahme direkt an die jeweilige Stelle. Die einzelnen Zwecke sind:
aa) Unterstützung bei der Beantragung von Aufenthaltstiteln (Visa):
Der DAAD leitet gegebenenfalls Ihren Namen sowie die Teilnahmebescheinigung am Programm oder die dort enthaltenen Daten an die Visastellen der deutschen Auslandsvertretungen weiter, um Sie bei der Durchführung des Visumsantragsverfahrens für die Einreise nach Deutschland zu unterstützen.
bb) Ermöglichung der Betreuung und Bewerbung von Studiengängen durch deutsche Hochschulen:
Der DAAD erstellt für jede Hochschulen, die eine Kooperationsvereinbarung zum Programm VORsprung mit dem DAAD geschlossen hat, eine Übersicht der Geförderten, um den Hochschulen die Möglichkeit zu geben, ihre MINT-Studiengänge zu bewerben und Betreuungsmaßnahmen anzubieten. Bitte beachten Sie, dass Sie der Weitergabe Ihrer Daten sowie einer etwaigen Kontaktaufnahme durch die Hochschulen jeweils jederzeit uneingeschränkt und ohne Angaben von Gründen widersprechen können. Bitte wenden Sie sich hierzu an die unter Ziff. 7 genannten Kontaktdaten oder im Falle einer erfolgten Kontaktaufnahme direkt an die jeweilige Stelle.
cc) Alumnibetreuung durch die Deutschen Auslandsvertretungen
Nach Ende Ihrer Förderung gibt der DAAD Ihre Daten auf Anfrage an die Deutsche Auslandsvertretung in Ihrem
Herkunftsland bzw. in Ihrem neuen Aufenthaltsland weiter, damit diese Sie zum Zwecke ihrer Alumniarbeit (z.B. Einladung zu Veranstaltungen, Versand von Newslettern oder Informationsschreiben) informieren/kontaktieren kann.
dd) Ansprache durch die DAAD-Stiftung
Die DAAD-Stiftung wird u.a. finanziert aus Spenden und Erträgen von Zustiftungen. Viele der
Spenderinnen und Spender, Stifterinnen und Stifter waren selbst zu einem früheren Zeitpunkt DAAD-Stipendiatinnen oder Stipendiaten. Daher werden Ihre Alumnidaten der DAAD-Stiftung von der DAAD-internen Alumnibetreuung zur Verfügung gestellt, um Sie als potentielle Zustifterin oder Zustifter anzusprechen.
ee) Ansprache durch den DAAD-Freundeskreis e.V.
Die Mitglieder des DAAD-Freundeskreis e.V. sind überwiegend DAAD-Alumni in Deutschland. Sie organisieren ehrenamtlich Veranstaltungen für DAAD-Stipendiatinnen und -Stipendiaten sowie -Alumni. Die Geschäftsstelle des DAAD-Freundeskreises ist im DAAD angesiedelt. Um eine Kontaktaufnahme für Einladungen oder Mitarbeitsangebote zu ermöglichen, werden Ihre Daten dem Freundeskreis von der DAAD-internen Alumnibetreuung zur Verfügung gestellt.
Die Datenverarbeitung erfolgt jeweils auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.
3. Löschung der Daten / Speicherdauer
a) Bewerberdaten
Die Bewerbungsunterlagen erfolgloser Bewerberinnen und Bewerber werden innerhalb von dreizehn Monaten nach Absage anonymisiert oder gelöscht. In diesem Zeitraum kann der DAAD abgelehnte Bewerberinnen und Bewerber gegebenenfalls erneut zu einer Bewerbung hinsichtlich einer Förderung auffordern. Sie haben jedoch das Recht, der Speicherung Ihrer Bewerberdaten und der damit verbundenen Neuansprache jederzeit zu widersprechen. Ihre Bewerberdaten werden dann sofort gelöscht. Dies gilt nicht für Ihren Namen und Teile Ihres Geburtsdatums, um die Berücksichtigung erneuter – entgegen den Bewerbungsbedingungen des DAAD erfolgender – Bewerbungen zu verhindern. Diese werden innerhalb von dreizehn Monaten ebenfalls endgültig gelöscht.
b) Förderdaten
Im Falle einer Förderung durch den DAAD löschen wir die Daten, wenn sie für die von uns unter 2. b) und c) genannten verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen.
Zusätzlich gilt generell: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist und der Löschung keine gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen.
4. Empfängerinnen und Empfänger personenbezogener Daten
Interne Empfängerinnen und Empfänger: Innerhalb des DAAD haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diesen für die unter Ziffer 2. genannten Zwecke benötigen. Soweit es für die Abwicklung Ihrer Förderung und Ihre Betreuung (einschließlich der Alumnibetreuung) notwendig ist, werden Ihre Daten der zuständigen DAAD-Außenstelle übermittelt.
An Externe Empfängerinnen und Empfänger übermitteln wir Ihre Daten, sofern dies im Rahmen der unter Ziffer 2. genannten Zwecke erforderlich ist. Folgende Partner des DAAD kommen in Betracht:
a) Auswahlgutachterinnen und Auswahlgutachter (Zweck 2a));
b) DAAD-Informationszentren oder -Lektorate im Ausland (Zwecke 2 a), b) und c));
c) Hochschulen, die eine Kooperationsvereinbarung zum Programm VORsprung mit dem DAAD geschlossen haben (Zwecke 2 b) und c));
d) am Förderprogramm beteiligte Partnerorganisationen (Zwecke 2 a), b) und c));
e) Bundesministerien (Zwecke 2 a), b) und c));
f) DAAD‐Freundeskreis e.V. (Zweck 2 b) und c));
g) deutsche Auslandsvertretungen (Zwecke 2 a), b) und c));
h) Schulleiter und Fachberater an deutschen
Auslandsschulen (Zweck 2 a));
i) Durchführungsorganisationen der deutschen Entwicklungszusammenarbeit, der auswärtigen Kultur‐ und Bildungspolitik und/oder der wissenschaftlichtechnologischen Zusammenarbeit (wie z.B. Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GiZ), Goethe-Institut (GI), Alexander von Humboldt Stiftung (AvH), Zentrale Auslands‐ und Fachvermittlung (ZAV)) (Zwecke a), b) und c));
j) Auftragsverarbeiter: Externe Dienstleisterinnen und Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur oder für die Bereitstellung von vertragsrelevanten Inhalten. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt. Die Dienstleisterinnen und Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.
Daneben geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfängerinnen oder Empfänger außerhalb des DAAD weiter, wenn dies zur Durchführung und Abwicklung Ihrer Förderung erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt.
5. Datenverarbeitung in Drittländern
Im Rahmen des Auswahlprozesses und der Förderung einschließlich der Alumnibetreuung durch den DAAD erfolgt ggf. eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Stellen, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen
Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist. Da diese Weitergaben in der Regel zur Durchführung der Förderung erforderlich sind, ist die Verarbeitung durch Art. 49 Abs. 1 lit. b oder c DSGVO legitimiert. Ansonsten stellen wir vor der Übermittlung sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen bei der Empfängerin oder beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder durch geeignete Garantien wie die Vereinbarung sogenannter EU- Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission mit dem Empfänger) bzw. Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Sie können bei uns weitergehende Informationen und etwaige Kopien konkret vereinbarter Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die Angaben unter Ziffer 1.
6. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling.
7. Betroffenenrechte
Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zur Verfügung.
Im Einzelnen:
a) Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
b) Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – Löschung Ihrer Daten verlangen.
c) Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
d) Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.
e) Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns zukünftig eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilen, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
f) Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO (Datenverarbeitung aufgrund einer Interessensabwägung) erfolgt,
Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
g) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist
oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Die für uns zuständige Datenschutzbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Ihr Kontakt zu uns und die Ausübung Ihrer Rechte:
Sie können sich bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Aus-übung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an datenschutz@daad.de oder postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.
8. Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten (DSB) erreichen Sie wie folgt:
Herr Rechtsanwalt Dr. Gregor Scheja
Scheja & Partners GmbH & Co. KG
Adenauerallee 136
53113 Bonn
Kontakt via https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html
