Datenschutzhinweise
Verarbeitung personenbezogener Daten und Datenschutzrechte im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und einer etwaigen Förderung
Als Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V. (DAAD) freuen wir uns über Ihr Interesse an unseren Förderprogrammen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“). Da für uns Ihre Privatsphäre ein wichtiges Anliegen ist, möchten wir Sie an dieser Stelle umfänglich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Datenschutzrechte im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und einer etwaigen Förderung durch den DAAD informieren.
1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist:
Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V.
Kennedyallee 50
53175 Bonn (Deutschland)
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die Zwecke und die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und einer etwaigen Förderung durch den DAAD. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn dies zu Zwecken der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und für die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Förderung erforderlich ist. Sie müssen dabei diejenigen personenbezogenen Daten angeben, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und für die Vorbereitung und Durchführung einer etwaigen Förderung mit Ihnen erforderlich sind. Ohne diese Bewerberdaten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren durchzuführen bzw. eine Förderung zu bewilligen.
Die mit der Verarbeitung verfolgten Zwecke umfassen insbesondere:
a) Die Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens;
b) Die Vorbereitung und Durchführung der Förderung;
c) Die regelmäßige Überprüfung des Erfolgs der Förderungen. Der DAAD ist aufgrund von Zuwendungsverträgen mit Geldgebern verpflichtet, seine Förderangebote durch wissenschaftliche Evaluierungen oder Maßnahmen zur Qualitätssicherung hinsichtlich des Erfolgs der Fördermaßnahmen regelmäßig überprüfen zu lassen. Zu diesem Zweck sowie zum Zweck der Qualitätssicherung und Optimierung unserer Förderangebote erhalten Sie zum Beginn, am Ende und drei Jahre nach Abschluss Ihrer Förderung jeweils einen Fragebogen, sofern dies in den Richtlinien Ihres individuellen Förderprogramms angekündigt wurde. Die Beantwortung und die Rücksendung der Fragebögen sind in diesem Fall verpflichtend. Ihre Fragebögen werden nach Eingang unverzüglich pseudonymisiert, sodass ein Rückschluss auf Ihre Person nur noch erschwert möglich ist. Lediglich zur Rechenschaftspflicht gegenüber unseren Geldgebern erforderliche Antworten werden in nicht pseudonymisierter Form gespeichert und nach sechs Jahren gelöscht. Zusätzlich wird ein Kennzeichen in Ihren Förderdaten gespeichert, um nachvollziehen zu können, ob Sie die Fragebögen schon beantwortet haben;
d) Die Zurverfügungstellung von Daten zu Ihrer Person an:
• die DAAD-interne Alumnibetreuung (bei bewilligten Förderungen)
Im Rahmen der Alumnibetreuung stehen Ihnen vielfältige Angebote des DAAD zur Verfügung, die Ihren Interessen dienen sollen. Hierzu zählen bspw. die freiwillige und kostenlose Nutzung eines E-Mail-Kontos schon zu Beginn der Förderung, verschiedene Informationsmaterialien und Kommunikationsangebote, die Einladung zu und die Förderung von Veranstaltungen und Alumnivereinen, die Beantragung weiterer Leistungen nach Förderende (gilt nicht für alle Förderprogramme). Sie werden mit Förderbeginn gesondert informiert und auf die Angebote hingewiesen. Sie können der Weitergabe Ihrer Daten an die Alumnibetreuung des DAAD und seines Außennetzwerkes (z.B. Außenstellen, Informationszentren und Lektoren) sowie einer etwaigen Kontaktaufnahme seitens der Alumnibetreuung jederzeit widersprechen;
• die DAAD-Stiftung
Im Rahmen der DAAD-Stiftung werden aus Stiftungsmitteln ebenfalls Stipendien für unterschiedliche Fördermaßnahmen (z.B. Hochschulsommerkurse, Semesterstipendien, Jahresstipendien, Notfall-Fonds) vergeben. Aus diesem Grund werden die Daten von Bewerbern, deren Bewerbungen in dem eigentlichen Förderprogramm des DAAD nicht berücksichtigt werden konnten, an die DAAD-Stiftung weitergeleitet.
Daher kann es sein, dass Sie trotz einer Ablehnung des Stipendiums, um das Sie sich eigentlich beworben haben, ein Stipendium aus Stiftungsmitteln angeboten bekommen.
Die DAAD-Stiftung wird u.a. finanziert aus Spenden und Erträgen von Zustiftungen. Viele der Spender und Stifter waren selbst zu einem früheren Zeitpunkt DAAD-Stipendiaten. Daher werden Ihre Alumni-Daten der DAAD-Stiftung von der DAAD-internen Alumnibetreuung zur Verfügung gestellt. Sie können der Weitergabe Ihrer Daten an die DAAD-Stiftung sowie einer etwaigen Kontaktaufnahme seitens der DAAD-Stiftung jederzeit widersprechen;
e) Ihre Betreuung und Vernetzung an der deutschen Hochschule:
Der DAAD erstellt regelmäßig für jede deutsche Hochschule eine Übersicht der in ihrem Zuständigkeitsbereich geförderten Stipendiaten, um den Hochschulen die Förderung des Erfahrungsaustausches zwischen den Stipendiaten und die Vorbereitung von Betreuungsmaßnahmen zu erleichtern. Die Liste enthält Ihren Namen sowie Ihre Kontaktdaten vor Ort, im Falle der Alumnibetreuung ihre letzten uns bekannten Kontaktdaten. Sie können einer Aufnahme in die Übersichtsliste jederzeit gegenüber dem DAAD widersprechen.
f) Bei Lektorinnen und Lektoren:
Das Ermöglichen der Kontaktaufnahme durch Personen, die an Beratung und Teilnahme an Lehrveranstaltungen interessiert sind.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.
3. Löschung der Daten / Speicherdauer
Die Bewerbungsunterlagen erfolgloser Bewerber werden innerhalb von dreizehn Monaten nach Absage anonymisiert oder gelöscht. In diesem Zeitraum wird der DAAD gegebenenfalls abgelehnte Bewerber erneut zu einer Bewerbung hinsichtlich einer Förderung auffordern. Sie haben jedoch das Recht, der Speicherung Ihrer Bewerberdaten und der damit verbundenen Neuansprache jederzeit zu widersprechen. Ihre Bewerberdaten werden dann sofort gelöscht. Im Falle einer Förderung durch den DAAD löschen wir die Daten, wenn sie für die von uns unter a) – f) genannten verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage, insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten, eingreift. Sofern Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.
Zusätzlich gilt generell: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen haben und der Löschung keine gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen.
4. Empfänger personenbezogener Daten
Interne Empfänger: Innerhalb des DAAD haben nur diejenigen Personen Zugriff, die diesen für die unter Ziffer 2. genannten Zwecke benötigen. Soweit es für die Abwicklung des Stipendiums und Ihre Betreuung (einschließlich der Alumnibetreuung) notwendig ist, werden Ihre Daten der zuständigen DAAD-Außenstelle, dem Informationszentrum oder Lektorat übermittelt.
An Externe Empfänger übermitteln wir Ihre Daten, sofern dies im Rahmen der unter Ziffer 2. genannten Zwecke erforderlich ist. Folgende Partner des DAAD kommen in Betracht:
a) Mitgliedshochschulen des DAAD;
b) Im Rahmen der Förderung ausländischer Bewerber: zuständiges Akademisches Auslandsamt der deutschen Gasthochschule;
c) Im Rahmen der Förderung von Deutschen oder Deutschen gleichgestellten Personen (EWR-, EU-Bürger und Ausländer, die in Deutschland auf einen Abschluss hin studieren oder dort promovieren): inländische Hochschule, an der der Bewerber immatrikuliert ist;
d) Auswahlgutachter;
e) Bundesministerien;
f) deutsche Auslandsvertretungen;
g) am Förderprogramm beteiligte Partnerorganisationen und Partner von DrittmittelStipendienprogrammen;
h) Durchführungsorganisationen der deutschen Entwicklungszusammenarbeit, der auswärtigen Kultur‐ und Bildungspolitik und/oder der wissenschaftlich‐technologischen Zusammenarbeit (wie z.B. Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GiZ), Goethe-Institut (GI), Alexander von Humboldt Stiftung AvH, Zentrale Auslands‐ und Fachvermittlung (ZAV) und Gesellschaft für Informatik e.V. (GI));
i) DAAD‐Freundeskreis e.V.;
j) Hochschulen, in deren Zuständigkeitsbereich Stipendiaten und Lektoren gefördert werden;
k) Auftragsverarbeiter: Externe Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur oder für die Bereitstellung von vertragsrelevanten Inhalten. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt. Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.
l) Praktikumsanbieter
Daneben geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger außerhalb des DAAD weiter, wenn dies zur Durchführung und Abwicklung Ihrer Förderung erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt.
5. Datenverarbeitung in Drittländern
Die im Auswahlprozess mit Ihrer Bewerbung befassten und unter Ziffer 4 benannten Stellen und Organisationen können sich auch außerhalb der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (sog. Drittländer) befinden. Insoweit kann nicht ausgeschlossen werden, dass es zu Übermittlungen personenbezogener Daten auch an Stellen kommen kann, die in Drittländern gelegen sind, die kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten. Dabei kann sich die konkrete Datenverwendung dem Einfluss des DAAD zum angemessenen Schutz dieser Daten ganz oder teilweise entziehen. Der DAAD wird insoweit sicherstellen, dass solche Übermittlungen nur im Rahmen der für den Einzelfall gegebenen Erforderlichkeit und zu den unter Ziffer 2 benannten Zwecken erfolgen und die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen im Einflussbereich des DAAD angemessene Berücksichtigung finden.
Findet darüber hinaus eine Datenübermittlung an externe Dienstleister statt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission) oder durch geeignete Garantien wie eine Selbst-Zertifizierung des Empfängers für das EU-US Privacy Shield oder die Vereinbarung sogenannter EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit dem Empfänger. Sie können bei uns eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die Angaben unter Ziffer 1.
6. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling.
7. Betroffenenrechte
Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zur Verfügung. Im Einzelnen:
a) Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
b) Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – Löschung Ihrer Daten verlangen.
c) Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
d) Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.
e) Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns zukünftig eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilen, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
f) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Die für uns zuständige Datenschutzbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Ihr Kontakt zu uns und die Ausübung Ihrer Rechte: Sie können sich bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an datenschutz@daad.de oder postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.
8. Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten (DSB) erreichen Sie wie folgt:
Scheja und Partner Rechtsanwälte mbB
Herr Rechtsanwalt Dr. Gregor Scheja
Adenauerallee 136
53113 Bonn
Kontakt via https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html
Ausschließlich zur Verbesserung der Lesbarkeit wird überwiegend die männliche Form verwendet.